Apoteksbolaget/Handel & supply chain

ApoteksboolagetApoteket har receptet för starkare konkurrenskraft

Tidigare fick de enskilda apoteken själva lägga mycket energi på att planera sina sortiment och storleken på beställningarna. Nu får de i stället hjälp med denna planering av ett effektivt prognosverktyg. Det sparar tid, höjer servicegraden samt stärker Apotekets konkurrenskraft på den nya apoteksmarknaden.

Apoteksmonopolet i Sverige avskaffades 2009. Sedan dess är Apoteket AB en av flera aktörer på en ny marknad med nya möjligheter. För Apoteket var det viktigt att bli ett mer flexibelt företag som snabbt kan anpassa sig till marknadens utveckling. Ett sätt var att skapa en ny central enhet som sköter varustyrningen för samtliga apotek i landet. Styrningen baseras på prognosverktyget Oracle Demantra Demand Management.

Apoteket får stora fördelar genom effektivare varuförsörjning. Chefen för varustyrningsenheten, Nicklas Axell, och prognosansvarige Arne Franzén är mycket nöjda.

 

Spar tid och ger flexibilitet

– Det viktigaste resultatet av denna lösning är att vi sparar arbetstid och kan optimera lagren och varorna i de enskilda apoteken. Det betyder att vi kan vara mycket flexibla på en konkurrensutsatt marknad, säger Nicklas Axell, chef för varustyrningsenheten på Apoteket.

Före omregleringen på marknaden styrde alla apotek själva sina sortiment och lagernivåer. Även om det fanns centrala direktiv och regelverk fick apoteken själva verkställa alla förändringar. Totalt har Apoteket cirka 350 öppenvårdsapotek i landet och varje enskild butik har flera tusen varunummer. Det innebär att det ute på apoteken fanns totalt cirka en miljon manuellt bestämda beställningspunkter och beställningskvantiteter. Att manuellt planera sortimentet och göra beställningar tog enormt mycket tid och kraft från apoteken.

Central varustyrning

– Genom en central varustyrning skulle mycket arbetstid frigöras på de lokala apoteken, säger Nicklas Axell. Vi skulle också kunna höja servicegraden.  

Varustyrningsenheten bildades vid årsskiftet 2008/2009. En organisation byggdes upp samtidigt som prognosverktyget införskaffades.

– Upphandlingen följde lagen om offentlig upphandling och gjordes enligt konstens alla regler. Anbuden värderades efter pris och prestanda. Oracle Demantra blev segrare efter en gedigen utvärdering, säger prognosansvarige Arne Franzén.
Först testades verktyget för ett fåtal butiker. Sedan drev enheten ett pilotprojekt med 20 butiker under två år. Våren 2010 rullades Demantra ut till samtliga apotek.

Baseras på försäljningshistorik

Prognoserna baseras på den historiska försäljningen av alla varor på alla apotek två år tillbaka i tiden. Den påverkas bland annat av säsongsvariationer, som exempelvis kan bero på pollenallergi. Informationen om försäljningen går från Apotekets affärssystem till Demantra varje natt. Prognoserna uppdateras genom en prognoskörning som görs en gång i veckan.

– Varje vecka skickas cirka en miljon beställningspunkter och beställningskvantiteter till apoteken, säger Nicklas Axell. Det är en väldig styrka att kunna göra det så här enkelt, exempelvis vid patentutgångar då lagret för de aktuella produkterna ska trappas ned.

– Tack vare vårt verktyg kan vi nu med ett fåtal knapptryckningar anpassa sortiment och lagernivåer för samtliga apotek i landet, säger Arne Franzén.

Ger utrymme för lokala initiativ

De enskilda butikerna har möjlighet att avvika från informationen. Orderna mot leverantörerna läggs fortfarande av dem.

– Vi vill kombinera effektiv central styrning med lokal kunskap och affärsmannaskap för att hitta det bästa sortimentet för det enskilda apotekets kunder, säger Nicklas Axell.

– Målsättningen var att spara tid på de lokala butikerna, fortsätter han. Det har vi gjort. Vi har också lyckats höja servicegraden. Totalt har Apoteket ett sortiment på 10 000-tals varor, men de enskilda butikernas sortiment ligger på ett par tusen varor. Därför är vår uppgift att så bra som möjligt anpassa butikernas sortiment efter deras respektive kundkretser. Tack vare våra prognoser lyckas vi bättre med det nu än man gjorde tidigare.

Viktig konkurrensfaktor

De tre viktigaste konkurrensfaktorerna på den nya apoteksmarknaden är bra läge, bra personal och rätt sortiment. Därför är det oerhört viktigt att ha en effektiv varuförsörjning. Med en hög servicegrad lockar apoteken fler kunder, vilket leder till högre försäljning

– Priskonkurrens har inte uppstått på marknaden i den grad många hade förväntat sig, säger Arne Franzén. När det gäller receptbelagda varor är priserna bestämda. För det övriga sortimentet kan priskonkurrens ske, men priserna är stabila och ligger på ungefär samma nivå.

Responsen från butikerna på den centrala varustyrningen har främst varit positiv.

– De flesta uppskattar att vi kan få ut varor på ett smart och smidigt sätt genom ett fåtal knapptryckningar, säger Arne Franzén. Men i och med att vi kommer in från centralt håll, så trampar vi ju alltid några på tårna.

Ytterligare effektivisering genom automatisering

– Vi funderar ständigt och jämt på hur vi ska utveckla varustyrningen, fortsätter han. Processerna kan exempelvis göras mer automatiserade. Det är roligt att vi har kommit en bit på väg, men vi ser fortfarande potential till ytterligare förbättringar.

Den nya konkurrensutsatta marknaden håller fortfarande på att formas.

– Än så länge har allmänheten svårt att se skillnaderna mellan de olika aktörerna som fortfarande arbetar med att positionera sig på marknaden. Oavsett vilken position Apoteket vill ta, så är Oracle Demantra ett viktigt verktyg för att ta den positionen. Vi står rustade inför konkurrensen och framtiden, säger Nicklas Axell.

Måns Widman

Hämta artikeln som PDF här.

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening