Skanska/BI & inköp

Skanska bygger bättre inköpsavtal
med business intelligence

Med hjälp av BI, Business Intelligence, kan byggjätten Skanska styra koncernens inköp av byggmaterial centralt, vilket möjliggör betydligt bättre inköpsavtal. Rapporter som tidigare tog veckor att ta fram, genereras nu automatiskt av systemet varje dag.

Tidigare har inköp av byggmaterial inom Skanska Sverige till stor del gjorts via lokala inköpsavtal. Det förekom ramavtal på koncernnivå, men ingen övergripande styrning av de totala inköpen. Skotten mellan de regionala inköpssystemen var vattentäta.

– Vår BI-lösning innebär att Skanska Sveriges inköpsorganisation kan fatta korrektare beslut, vilket leder till bättre avtal och därmed betydligt lägre kostnader för inköpen, säger Veronica Berggren, BI-ansvarig på Skanska Sverige.

För några år sedan började Skanska utföra mätningar av olika aspekter på inköpen i Skanska Sveriges 24 regioner i landet. Syftet med projektet, som fortfarande pågår, är att sänka inköpskostnaderna. Då användes manuella rutiner för att hämta information från systemen.

– Det var ett tungt arbete för medarbetarna, säger Veronica Berggren. De fick göra matchningsprocesser mellan olika system innan de kunde sammanställa datan till rapporter. Det fungerade bara till en viss nivå. Till slut blev det för tungrott att få fram informationen.


 

Warehouse Builder tvättar data

BI-lösningen bygger på Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition Plus (Oracle BI EE Plus). Det är en omfattande samling BI-produkter som kan användas för att ta fram många typer av analyser och rapporter. I lösningen ingår också Oracle Warehouse Builder som används för att hämta data från de olika källorna, tvätta den och ladda ned den i ett datalager, innan den analyseras av BI-verktyget.

I dag får inte distrikten handla från vilken leverantör som helst. De ska använda de leverantörer som Skanska centralt har slutit avtal med. Totalt består Skanskas leverantörsregister av i storleksordningen 100 000 leverantörer. Cirka 250 av dessa är stora leverantörer som företaget har ramavtal med.

– Nu är det enkelt att mäta inköpen av byggmaterial inom koncernen i landet. Vissa inköp måste fortfarande ske utanför våra befintliga avtal. Det kan innebära att vi bör skaffa nya avtal.


 

Många system bidrar med information

Datalagret hämtar information från flera olika källor vid sidan av de centrala systemen. Några av dem är Skanskas affärssystem Oracle E-Business Suite, inköpssystemet IBX och Avtalsforum med Skanskas inköpsavtal.

IT har skapat en stor mängd färdiga standardrapporter i BI-lösningen. Men användarna kan också vrida och vända på informationen hur de vill och göra egna analyser.

– För att analysera hur inköpen görs behövs orderdata och fakturadata. På lägsta nivå märker datalagret alla order och fakturor enligt en viss logik. Därför är det enkelt att se om inköpen har skett enligt avtalen, säger Thomas Wallenfeldt på Oracle Consulting som Skanska anlitar.

Precisionen och kvaliteten på informationen har ökat dramatiskt.


 

Analyserar lönsamhet och leverantörer

– Tidigare var det inte möjligt att få fram siffror med samma höga precision, forsätter han. Då måste man göra generaliseringar på en hög nivå, exempelvis övergipande produktgrupper som kanske innehöll 100 000 order. Nu är det enkelt att titta på varje enskild order och faktura.

– Vi kan göra lönsamhetsanalyser som visar hur mycket Skanska tjänar på de samordnade avtalen, säger Veronica Berggren. Vi kan också analysera leverantörerna. När inköpen från en leverantör har passerat en viss volym genererar systemet automatiskt en utvärdering av kvaliteten på produkterna och hur leveranserna har gått. Detta sker som en enkätförfrågan som inköparen besvarar.


 

Stor besparing av arbetstid

Arbetsbördan för medarbetarna har minskat avsevärt. Tidigare arbetade en anställd heltid med att sammanställa information för månads- och kvartalsmätningarna av byggmaterialinköpen. Inför varje kvartalsrapport tog detta arbete tre–fyra veckor.

– I dag genererar systemet samma information automatiskt, säger Thomas Wallenfeldt. Det är bara att gå in i systemet och öppna rapporten. Nu kan medarbetarna lägga sin tid på helt andra saker.

– En annan fördel med systemet är att vi har kunnat strama upp regelverket, vilket har gett betydligt bättre och tydligare data och minimerat risken för fel, säger Veronica Berggren. Det har bidragit till att göra det enklare för inköparna att hålla sig inom avtalsramarna.

Några av dem som använder BI-lösningen är kategoriansvariga – de som sluter avtalen med de aktuella leverantörerna – samt regioninköpschefer och distriktinköpschefer.


 

Positiva användare

– Reaktionen från användarna har varit mycket positiv, säger Veronica Berggren. Redan på utbildningen tyckte många av dem att BI-systemet är fantastiskt. De insåg snabbt hur mycket tid det kan spara åt dem.

Bakgrunden till att Skanska valde Oracle hänger samman med att Skanska har en stor Oracle-plattform i sitt IT-system sedan länge. IT-avdelningens samarbete med Oracle Consulting har också pågått sedan lång tid.


 

Oracle ett enkelt val

– Vi hade alternativ, men gjorde ingen stor och bred utvärdering. För att testa mjukvaran genomfördes under några månader en så kallad Proof of Concept. Därefter fattade vi vårt beslut. Alla rapporter som kan skapas i Oracle E-Business Suite är enkla att föra över till BI-lösningens gränssnitt. Oracle var ett enkelt val för oss.

När inköparna var färdiga med sina kravspecifikationer i april 2008 startade projektet. Under hösten gjordes ett antal implementeringar av lösningen för att förbättra inköpsprocesserna. Formellt gick BI-systemet i skarp drift den 1 januari i år.

Nu kommer lösningen att börja användas i resten av landet. En omstrukturering inom Skanska innebär att inköpen framöver inte bara centraliseras i Sverige, utan på nordisk nivå.

BI-lösningen börjar också användas för andra områden och affärsprocesser än inköp, exempelvis HR, kunder, projektstyrning och tillverkning. Det blir även möjligt att göra korsanalyser mellan olika områden.

– Vi är bara i början av en lång och spännande resa, påpekar Veronica Berggren.

Måns Widman

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening