ITT/Hyperion

ITT får flyt på budgeten

Sedan ITT Water & Wastewater började använda sitt nya budgetsystem har arbetet på företagets ekonomiavdelning kunnat effektiviseras påtagligt. Analyser som tidigare tog flera dagar att sammanställa kan tas fram på några timmar. Nu ska flera andra delar av ITT-koncernen gå över till budgetsystemets prognosverktyg.

– Med växande affärsvolymer i en komplex organisation blev det allt tydligare att den budgetprocess som användes inom bolaget inte var effektiv nog, säger Stefan Larsson, projektledare på ITT Water & Wastewater.

 ITT Water & Wastewater AB tillverkar och marknadsför pumpar och omrörare. Företaget är världsledande på hantering av avloppsvatten. Det har produktionsanläggningar i Europa, Nordamerika, Sydamerika och Kina, och huvudkontoret finns i Sundbyberg. I den svenska verksamheten tar bolagets ekonomiavdelning fram resultaträkningar och budgetar för nio enheter. Företaget började använda det nya budgetsystemet Oracle Hyperion Planning samtidigt som det fortfarande höll på att byggas, vilket var en stor utmaning för projektgruppen och ekonomiavdelningen. I dag är systemet helt infört i företaget.

– Vårt nya budgetsystem är kraftfullt, flexibelt och sparar mycket tid. Nu kan vi successivt utveckla och förfina budget och uppföljning inför varje räkenskapsår, säger Thomas Gustafsson, systemägare och beställare på företagets ekonomiavdelning.

 

Budgetprocessen behövde ses över

Budgetarbetet på höstarna var mycket komplext, tidskrävande och ansträngande för ekonomiavdelningen. När medarbetarna gjorde budget hämtade de information från många olika system. Om ledningsgruppen ville köra om budgeten med nya data kunde det ta 14 dagar för ekonomiavdelningen att ta fram detta inklusive arbete på kvällar och helger.

– Med växande affärsvolymer i en komplex organisation blev det allt tydligare att den budgetprocess som användes inom bolaget inte var effektiv nog. Därför startade vi ett projekt som skulle se över processen. Målet var att skapa en reviderad budgetprocess och införa ett nytt IT-stöd, säger Stefan Larsson, projektledare på ITT Water & Wastewater.

– Sedan tidigare arbetade vi med rapporteringsverktyget Hyperion Enterprise, säger Thomas Gustafsson. Vi ville ha en mogen mjukvara som leverantörens referensföretag hade positiva erfarenheter av. Slutsatsen blev att vi byggde vidare på Hyperion.

Företaget köpte Oracle Hyperion Planning och anlitade konsultföretaget Capto Consulting för att bygga systemet.

 

Analyser som förut tog dagar går på några timmar

– En av de viktigaste fördelarna är systemets flexibilitet som bland annat innebär att vi enkelt och smidigt kan göra analyser. När företagsledningen får bokslutet vill den också ha en analys av det. Med systemet är det lätt att skruva på olika faktorer, exempelvis priser, och se hur det påverkar slutraden. Nu kan vi ta fram analyser på några timmar. Tidigare kunde det flera dagar att få fram dem, säger Ulrika Petersson, redovisningschef på ekonomiavdelningen.

Med det nya budgetsystemet har ekonomiavdelningen utökat användningen av prognoser. Den har bland annat implementerat en månatlig rullande process med prognoser över försäljningsutvecklingen.

– Processen startar med en decentraliserad input från säljenheterna, säger Ulrika Petersson. Prognoserna är mycket viktiga för taktiska och strategiska beslut i produktionsplaneringen.

 

Klart på bara några få månader

I samband med att budgetsystemet började byggas våren 2007 fattades beslutet att det skulle användas på hösten för arbetet med 2008 års budget. Fram till och med september skulle de tre modulerna för omkostnadsbudgeten, försäljningsbudgeten och produktionsbudgeten byggas. I slutet av september gick en skarp deadline.

– Vi fick i gång de delar av systemet som behövdes för att kunna börja med budgetarbetet, säger Thomas Gustafsson. Då fattade vi beslutet att budgetera i systemet trots att det inte var färdigbyggt, vilket innebar ett visst kalkylerat risktagande. Modulen med allokeringsregler samt analysdelen var inte klara.

Trots att systemet var nytt och utmaningarna många klarade avdelningen av att göra en bra budget för 2008.

 

Viktigt med engagemang av systemägare

Thomas Gustafsson betonar hur viktigt det är att man själv som beställare har ett stort deltagande och engagemang i ett sådant här projekt från dag ett.

– Man måste sätta av tillräckligt mycket tid för att vara med på resan och få det rätt från början, säger han. Man ska inte bara förlita sig på konsulter eller leverantören. Det är viktigt att man själv styr och kontrollerar projektet.

Nu går företaget vidare och implementerar delar av systemet i sina säljbolag.

Måns Widman


ITT Water & Wastewater är världsledande på transport och hantering av avloppsvatten. Företaget producerar och marknadsför pumpar, omrörare, luftare, filtreringsutrustning för vattenrening samt tillhörande tjänster. ITT Water & Wastewater, vars huvudkontor finns i Sverige, är verksamt i drygt 140 länder och har egna fabriker i Europa, Kina, Nordamerika och Sydamerika. Företaget är helägt av ITT Corporation i White Plains, New York.


Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening