Kockums/ Dokumenthantering

Kockums sjösätter nytt informationshanteringssystem
Tar loven av tungrodd fartygsdokumentation

Ett fartygs uppbyggnad är oerhört komplex och kräver en mycket omfattande teknisk dokumentation. Tidigare tog enbart publiceringsprocessen flera dagar. I dag tar den bara ett par minuter med Kockums nya system för informationshantering. Även på flera andra sätt ger systemet företaget stora besparingar i form av tid och pengar.


– Vår uppgift var att ta fram en modern applikation som kunde utföra samma sak som det gamla systemet, men med högre prestanda och funktionalitet och till en lägre kostnad för drift och underhåll, säger Leif Kembring, Information Engineer på Kockums ILS-avdelning.

Kockums satsning på ny teknik har varit framgångsrik de senaste åren. Företaget är specialiserat på smygteknik, på och under vatten, vilket innebär att företagets ytfartyg och ubåtar är mycket svåra att upptäcka med radar eller annan sofistikerad teknik. Ett annat kärnområde för Kockums är minjaktssystem av olika slag.

Under det senaste decenniet har Kockums också byggt upp erfarenhet och kompetens kring modern hantering av teknisk information. Ett viktigt steg i denna utveckling är företagets nya lösning för den tekniska dokumentationen, TIPS (Technical Information Production System), som bygger på innehållshanteringssystemet Oracle Universal Content Management (UCM) och Oracle Database.

 

20 hyllmeter dokumentation för en korvett

– Nu får vi ut informationen mycket effektivare än tidigare. Både användare och slutkunder är nöjda. Om all dokumentation för en Visby-korvett skulle printas ut på papper skulle det krävas 20 hyllmeter med pärmar för att rymma den. Nu lagras informationen digitalt och all information är snabbt åtkomlig med en knapptryckning, säger Leif Kembring, Information Engineer på Kockums ILS-avdelning.

En av ILS (Integrated Logistics Support) viktigaste uppgifter är att ta fram den tekniska dokumentationen för Kockums produkter. Dokumentationen, som är oerhört omfattande, beskriver fartygets uppbyggnad och hur det ska underhållas. ILS teknikinformatörer skriver en del av den med utgångspunkt från ritningar och systemspecifikationer. En annan del kommer från Kockums underleverantörer.

 

Presenteras för användarna med webbgränssnitt

Den tekniska informationen presenteras för slutanvändarna digitalt med en webbaserad programvara, DIS (Digital Information System). DIS är det enda system för konsumtion av teknisk information som är godkänt av Försvaret. Det används bland annat inom den svenska marinen på ett antal olika fartygstyper. TIPS förser DIS med information. Tidigare var det mycket tidskrävande att exportera information till DIS från ILS gamla informationshanteringssystem.

Därför hade Kockums under lång tid försökt få fram ett bra system för att höja effektiviteten i hanteringen av den tekniska informationen.

– Vår uppgift var att ta fram en modern applikation som kunde utföra samma sak som det gamla systemet, men med högre prestanda och funktionalitet och till en lägre kostnad för drift och underhåll, säger Leif Kembring.

Kockums anlitade konsultbolaget Sigma Kudos för att få hjälp med att ta fram och implementera en lösning.


– Systemet föreslår automatiskt hur befintlig information kan återanvändas. Detta sparar mycket tid samtidigt som kvaliteten på informationen blir högre. När Kockums gör nya affärer blir den ekonomiska effekten av att kunna återanvända redan gjorda investeringar mycket stor, säger Niklas Malmros, Global Operational Manager på Sigma Kudos.

Kontakta Niklas Malmros
Sigma Kudos hemsida 
 

Prestanda en nyckelfaktor

– Eftersom lösningen även skulle kunna användas för andra uppgifter än dokumentation var utmaningen för oss att bygga ett system med bättre prestanda på en standardplattform. Med TIPS och Oracle UCM har vi också lyckats med det. Hittills har liknande stora system för teknisk dokumentation varit nischade produkter, säger Niklas Malmros, Global Operational Manager på Sigma Kudos.

Systemet ger stora tidsbesparingar på flera olika sätt. Med standardiserade gränsytor mot företagets konfigurationsledningssystem har ledtiderna vid start av ett dokumentationsprojekt kortats med en till två veckor.
 

Veckor har blivit timmar

– Tidigare gjordes detta arbete manuellt, säger Leif Kembring. Då fick vi skapa fartygets struktur på nytt varje gång. Det här innebär att vi sparar otroligt mycket tid när vi tar fram dokumentationen.

Tiden för att exportera digital dokumentation till DIS har gått ned från tre–fyra veckor till tre–fyra timmar. Själva publiceringsprocessen är kortad från flera dagar till ett par minuter.

En grundtanke med TIPS är att informationsingenjörerna lägger dokumentationen i en produktstruktur. En Visby-korvett är uppbyggd av ett antal huvudområden, till exempel skrovet, elektroniska installationer och militära delar såsom vapensystem, sensorer och sambandssystem. När Kockums teknikinformatörer tar fram dokumentationen för ett fartyg bryter de ned informationen i dess beståndsdelar och lägger den i den befintliga produktstrukturen.

Enklare att återanvända information

Genom det nya systemet går det att spåra och återanvända dokumentation på ett bättre sätt än tidigare.

– Systemet föreslår automatiskt hur befintlig information kan återanvändas, säger Niklas Malmros. Detta sparar mycket tid samtidigt som kvaliteten på informationen blir högre. När Kockums gör nya affärer blir den ekonomiska effekten av att kunna återanvända redan gjorda investeringar mycket stor.

– Vi har produkter som ska användas och underhållas under många år, säger Leif Kembring. Systemet ger stora möjligheter att förvalta den tekniska informationen under hela produktens livscykel. TIPS har en bättre versionshantering och historik än tidigare system. Det gör att informationen blir enkel att uppdatera.

 

En miljon per år i lägre support- och underhållskostnader

Förbättringarna har bland annat inneburit att Kockums hittills har kunnat sänka sina support- och underhållskostnader med cirka en miljon kronor per år.

Den tekniska informationen som Kockums tar fram produceras, lagras och publiceras i XML-format.

– Detta sparar tidskrävande konvertering, säger Leif Kembring. Standarddokumentation från underleverantörer skickas oftast i PDF-format och integreras i produktstrukturen i TIPS med XML-dokumenten, innan den publiceras i DIS.

Innan valet av standardplattform föll på Oracle hade Kockums även tittat närmare på sex andra möjliga lösningar med utgångspunkt från kravspecifikationen.

– Vi hade Oracles databas sedan tidigare, säger Leif Kembring. Därför behövde vi inte implementera ett nytt databassystem. Från drift- och underhållssynpunkt hade Oracle UCM också klara fördelar.

 

Dokumenterar alla typer av processer

TIPS har redan börjat användas för andra ändamål än teknisk dokumentation. Just nu genomförs ett pilotprojekt för att dokumentera företagets IT-processer. Kockums har även ett antal andra processer som behöver dokumenteras.

Implementeringen av TIPS var klar i början av 2008 då produktionen gick i skarp drift. Projektet, som stängdes i slutet av året, var framgångsrikt såväl tids- och planerings- som kvalitetsmässigt.

– Implementeringsprojektet har pågått under två år med fyra delleveranser, säger Niklas Malmros. Med gemensamma ansträngningar och prioriteringar har vi lyckats hålla tidsplan och budget.

Nu ska systemet vidareutvecklas, förbättras och förenklas. Planering pågår för att den internationella standarden för teknisk dokumentation (S 1000 D) ska implementeras i TIPS.

– Systemet har en stor utvecklingspotential. Allt tyder på att det är en produkt som går att sälja på marknaden, även inom helt andra branscher. Vi marknadsför TIPS-applikationen gemensamt med Sigma Kudos, säger Leif Kembring.

Måns Widman

 


Bland de första som infört ECM

Kockums är ett av de första företagen som har infört ECM som ett viktigt element i en bredare företagslösning. ECM står för Enterprise Content Management, det vill säga lösningar för att hantera ostrukturerad information genom deras kompletta livscykler.

– Kockums valde att inte bygga en nischad lösning. I stället byggde Kockums, stödd av en mycket kompetent partner, ett system baserat på Oracles standardiserade plattform. Det var inte ett självklart val, men det var definitivt visionärt, säger Jurgen Debedts, Solution Architect i Oracle EMEA Enterprise 2.0 Consulting team, som sedan 1998 arbetat med de produkter som i dag är kända som Oracle UCM.

 

 

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening