Bostads AB Poseidon

Bättre beslut och styrning när BI flyttade in hos bostadsbolaget

Sedan Bostads AB Poseidon införde Business Intelligence har delar av det administrativa arbetet gått betydligt fortare. Lösningens flexibla rapporter, som kombinerar information från olika källsystem, har förbättrat styrningen av verksamheten.
Bostads AB Poseidon är ett av Göteborgs största bostadsbolag. Det äger och förvaltar cirka 23 500 lägenheter i Göteborgs kommun och har cirka 40 000 hyresgäster, vilka utgör ungefär en tiondel av alla göteborgare. Poseidon ingår i koncernen Förvaltnings AB Framtiden som är helägd av Göteborgs stad. Bolaget har drygt 180 anställda. Verksamheten är uppdelad på sju självständiga distrikt. Dessa har ansvar för alla data i företagets IT-system som berör deras respektive fastigheter.
Under senare år har det växt fram ett behov av att samla alla data i källsystemen på ett ställe. Det behövdes också betydligt bättre analysverktyg.
 

Datalager ger flexibla rapporterfrån ett enda ställe

– Lösningen var ett datalager. Det har vi infört i dag. Tidigare tog vi ut fasta rapporter från olika system. Nu hämtar vi flexibla rapporter från ett ställe. Vi har en kvalitetssäkrad sanning med kombinerad information från olika källsystem, säger bolagets administrativa chef Catharina Törnqvist.
Tidigare hade endast ett fåtal medarbetare på IT-avdelningen tillgång till den information i företagets källsystem som standardrapporterna byggde på. De skapade ad hoc-rapporterna manuellt innan de skickade dem via e-post eller Excel-blad till den eller de som hade beställt dem. Det finns en risk för att manuellt framtagna rapporter innehåller fel, exempelvis på grund av felaktiga definitioner.
 

Kvalitetssäkrad information

– Det spelar ingen roll om man har fina rapporter om det som står där inte stämmer, säger Catharina Törnqvist. Vi behöver rapporter med kvalitetssäkrad information. Sedan får de gärna vara fina och smakfulla också.
Kravet att på ett mer effektivt sätt få tillgång till alla data som finns i källsystemen blev alltmer påtagligt. Likaså ställdes höga krav på att kunna framställa filer med data för särskilda intressenter, exempelvis myndigheter. För att få hjälp med att skapa ett datalager anlitade företaget Oracle Consulting. Det var inget svårt val. Poseidon hade haft mycket samarbete med Oracle tidigare, eftersom dess källsystem ligger i Oracle-databaser.
– Oracle presenterade en komplett lösning. Vi fick förtroende för Oracles konsulter. Projektupplägget var bra. Vi har lärt oss mycket som beställare – och vi har fått den lösning vi hade tänkt oss. Det har också varit ett mycket bra klimat i projektet hela tiden.
Oracle Consulting använde en särskild projektmetodik som innebar att datalagret utvecklades och stegvis fick alltmer funktionalitet.
 

 Komplett BI-svit och Warehouse Builder

Lösningen baseras på produkterna Oracle Business Intelligence Suite Enterprise Edition och Oracle Warehouse Builder. Den senare används för att hämta informationen från källsystemen och transformera den och lägga den i datalagret. Oracle BI Suite EE har analysverktygen och portalplattformen.
– Övergången gick bra. Vi tog ut alltmer information från källsystemen, tills vi i stort sett hade det kompletta datalagret färdigt under hösten 2007 då vi också tog det i skarp drift.
– Vi kan gå ned på detaljnivå, både när det gäller fastighetsdata och finansiella rapporter, fortsätter Catharina Törnqvist. En resultatrapport till exempel kan enkelt brytas ned till enskilda konton, transaktioner och fakturor.
 

Bättre och snabbare beslut

Rapportverktygen är enkla och användarvänliga. Användaren får ett bättre beslutsunderlag än vad som tidigare var möjligt och kan därmed fatta bra beslut betydligt snabbare.
– Med utgångspunkt från våra behov har vi skapat ett antal färdiga rapporter. Flera av dem är interaktiva, vilket innebär att vi kan vända och vrida på informationen som vi vill. Lösningen täcker en stor del av bolagets analytiska behov.
Datalagret har framför allt iordningställd information från två källsystem: fastighetssystemet och ekonomisystemet. Fastighetssystemet innehåller uthyrningsuppgifter samt information om bolagets fastigheter och objekt.
– I vår bransch är nyckeltal i kronor per kvadratmeter viktiga. Sådana får vi nu fram smidigt genom datalagret, eftersom vi kan kombinera informationen från ekonomisystemet och fastighetssystemet. 
 

Enklare att analysera för användarna

Användarna kan borra ned sig i informationen på ett helt annat sätt än vad som var möjligt tidigare.
– De kan exempelvis enkelt se om omsättningen av hyresgäster är hög i vissa områden för att snabbt kunna vidta åtgärder. En stor omsättning av hyresgäster bidrar till ökade kostnader.
Svarstiderna är bra trots att vissa rapporter är komplexa. Kvaliteten på rapporterna är högre. Det går att lita på systemet. Styrningen av verksamheten har blivit bättre.
– Lösningen har blivit mycket väl mottagen av slutanvändarna. Det går betydligt fortare att söka i och analysera den information som nu finns tillgänglig via datalagret och BI-lösningen. De personer som tidigare hjälpte till med att få ut ad hoc-rapporter ur systemen kan nu utföra andra uppgifter.
 

Allt fler användare

I dag har systemet cirka 35 slutanvändare. De utgörs av företagsledningen, distriktschefer och ekonomer.
– Enligt planerna ska lösningen snart börja användas av fler medarbetare inom organisationen. Men vi vill bli lite varmare i kläderna först.
Nu ska företaget vidareutveckla ekonomi- och fastighetsdelen i datalagret. Informationen i fastighetssystemet har hittills uppdaterats en gång i månaden. Det finns planer på att lägga in ytterligare fastighetsinformation i datalagret samt att börja göra datauppdateringen en gång per dygn. Bland annat finns det mycket information i företagets system för fastighetsunderhåll som än så länge inte är tillgänglig i datalagret. Det kommer också att få ta emot information från fler källsystem.
– I stort sett måste alla system på företaget kopplas ihop för att BI ska kunna användas fullt ut. Under tiden fortsätter vi att utveckla våra rapporter. Vi kommer också att lägga mer krut på att förfina utformningen av portalen, säger Catharina Törnqvist.
Måns Widman




Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening