Kronofogdemyndigheten/CRM och redovisning

Bjrn_Persson_Kronofogdemyndigheten_2

Större rättvisa när Kronofogden
satsar på effektiv IT-lösning

Kronofogdemyndigheten genomgår den största förändringen av sina rutiner sedan 1970-talet. Ett nytt ärendehanteringssystem effektiviserar dess verksamhet från grunden. Många ärenden, från ansökan till beslut, kan behandlas automatiskt. Det frigör resurser som kan användas till att förbättra utdelningen till borgenärerna.

Den nya lösningen innebär att myndigheten träder in i 2000-talet när det gäller elektronisk kommunikation och effektivt arbetssätt som utgår från kunden i stället för ärendet, säger Björn Persson, utvecklingsdirektör på Kronofogdemyndigheten.

För att effektivisera verksamheten inför Kronofogden två nya IT-system: Oracle E-Business Suite Financial för reskontrahantering och redovisning för offentlig sektor, och Oracle Siebel CRM för ärende- och kundhantering.

– Det här är den största förändringen på Kronofogden sedan 70-talet. Den nya lösningen innebär att myndigheten träder in i 2000-talet när det gäller elektronisk kommunikation och effektivt arbetssätt som utgår från kunden i stället för ärendet, säger Björn Persson, utvecklingsdirektör på Kronofogdemyndigheten.

Mindre papper, mer resurser och högre effektivitet

– Lösningen ökar möjligheterna att arbeta enkelt och flexibelt framöver oerhört mycket, fortsätter han. Den innebär att vi kan minska pappershanteringen avsevärt, vilket frigör resurser som kan användas till att söka tillgångar. Den gör att vi kan lägga mer tid på kvalificerade uppgifter som ökar effektiviteten och minskar handläggningstiden. Borgenärerna får bättre utdelning och bättre information om hur deras ärenden går.

Målsättningen med IT-projektet är dels att skapa en säker produktionsmiljö, dels att införa elektronisk hantering av processerna. Myndigheten driver in runt 9 miljarder kronor om året. Verkställigheten, indrivningen av pengar, står för över 70 procent av myndighetens verksamhet. Kronofogden hanterar också den summariska processen – en förenklad domstolsprocess som myndigheten tog över från tingsrätterna 1992. Den fastställer otvistiga fordringar, vilket leder till en exekutionstitel som i sin tur är en förutsättning för beslut om verkställighet.

Indrivningsprocess i Siebel

– Nu ska vi konfigurera och bygga integrationer med E-Business Suite och Siebel. Vi börjar med att implementera den summariska processen i Siebel. Därefter inför vi målhanteringen för verkställigheten (indrivningen) baserat på produkterna.

Den summariska processen består av flera moment: mottagande och kontroll av uppgifter, delgivning av betalningsförelägganden och beslut/utslag. Gäldenären kan välja att bestrida eller acceptera betalningsansvaret. Vid ett medgivande meddelas ett utslag, vilket är att betrakta som en dom. Vid ett bestridande överlämnas ärendet till tingsrätten.

– Även om en stor del av ansökningarna om betalningsföreläggande inkommer elektroniskt i dag ingår det mycket pappershantering i verksamheten. Myndigheten tar emot skrivelser. Uppgifterna stansas in i det befintliga systemet. Papper skrivs ut som skickas till berörda parter. Till slut fattas ett beslut.

Fördubblad effektivitet

– Lösningen innebär att vi moderniserar vårt sätt att arbeta genom elektroniska transaktioner och automatiserade arbetssteg. Om alla uppgifter är korrekta kan hela processen ske automatiskt från ansökan till beslut. I den summariska processen behöver medarbetarna bara göra avvikelsehantering när systemet så kräver.

– Automatiseringen kommer ge stor effekt, fortsätter Björn Persson. Betydligt fler ärenden kan hanteras per handläggare än i dag. Effektiviteten kanske kan höjas 100 procent, kanske mer.

Till en början kommer processen dock inte ske helt automatiskt i praktiken. Det hänger samman med kvaliteten på indata. En sådan sak som delgivning (att skapa ett bevis för att någon fått del av handlingarna) kan stoppa processen eftersom många inte skickar in delgivningskvittona, vilket innebär att en medarbetare måste åka ut och delge gäldenärerna personligen.

– Men när de som söks skriver på sina delgivningar kommer ärendena rassla igenom systemet betydligt snabbare än de gör i dag.

Automatisk fördelning mellan borgenärer

Även stora delar av den övriga verksamheten kan ske automatiskt. Inom indrivningen kan inkommande betalningar automatiskt stämmas av mot de skulder och fordringar som ärendena gäller. Därefter kan automatiska beslut fattas om fördelningen mellan dem som har rätt till pengarna (borgenärerna).

– I dag vet vi inte om alla handläggare har samma rutiner, eftersom arbetet görs manuellt. Genom att hantera handläggningen elektroniskt blir det enklare att redovisa vad som har hänt i ett ärende. Myndigheten får ett enhetligt arbetssätt.

– Komplicerade fördelningar måste dock göras manuellt även i framtiden. Vissa bedömningar är svåra att göra maskinellt. Men även i dessa fall får vi bättre kontroll på arbetet.

Elektroniska ansökningar

För att kunna vara effektiva i framtiden måste Kronofogden få in så mycket uppgifter som möjligt elektroniskt. I dag måste ansökningar om betalningsförelägganden enligt lagstiftningen fortfarande ske för hand, om de inte kommer in från de större inkassobolagen

– Därför har vi uppmärksammat Regeringskansliet på behovet av lagändring. Det är en viktig fråga för oss att kunna erbjuda våra kunder, både borgenärer och gäldenärer, e-tjänster. Fram tills lagändringen går igenom måste ansökan stansas eller scannas in i systemet. Därför kommer en del pappershantering finnas kvar under en överskådlig framtid.

Att utveckla den summariska processen med automatiskt fattade beslut kommer spara mycket tid. Redan i dag inkommer majoriteten av undersökningar på elektronisk fil.

Mycket manuellt arbete försvinner helt

– När lösningen är helt implementerad kommer därför stora delar av det manuella arbete som utförs i dag försvinna.
Kronofogdemyndigheten valde Oracle i samband med en offentlig upphandling. Oracle vann på i stort sett alla punkter, både när det gällde pris och funktion.

– Utvärderingen gick ut på att se vilket standardsystem som kunde tillgodose våra krav. Oracles lösning baserad på dess footprint för offentlig sektor fick flest poäng i utvärderingen. En tillkommande faktor som har ökat vår tilltro till valet utöver utfallet i utvärderingen är att vi delar IT-infrastruktur med Skatteverket som under lång tid arbetat i Oracle-miljö.

De nya applikationerna ska ersätta Kronofogdens befintliga stordatorbaserade verksamhetssystem REX, som utvecklades 1974.

– Det gamla systemet är bra och stabilt så länge inga förändringar görs i det, men det är en föråldrad värld som vi inte längre kan leva i. Kronofogden har vid flera tillfällen försökt byta ut REX, men det har varit svårt på grund av dess komplexitet. Under årens lopp har det därför förekommit flera kraschade IT-projekt.

– Men nu är tärningen kastad. Den här gången kommer vi lyckas. Vi har fått i gång ett mycket bra samarbete med verksamheten, vilket är nyckeln till att projektet fungerar och går åt rätt håll. Hela systemet går i skarp drift 2012, fastslår Björn Persson.

Text: Måns Widman. Foto: Olof Holdar

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening