Indiska/retail & logistik

Sara_Bjork_Indiska_Magasinet_2

Ny IT-plattform stöder Indiska inför expansion till Västeuropa

Som en del av ett omvälvande förändringsarbete på Indiska Magasinet ska hela processen från produktidé till försäljning hanteras av en särskild applikation för detaljhandeln. Det innebär bland annat att stora delar av processen kan ske automatiskt. Applikationen är en del av företagets nya IT-plattform som möjliggör dess planerade stora internationella expansion.

Hämta artikel som PDF här.

– Hela verksamheten styrs av att vi har korrekt information. Det låter självklart, men är svårt inom den här typen av detaljhandel. Därför måste vi ha ett tillförlitligt och säkert system, säger Sara Björk, CIO på Indiska Magasinet.

Satsningen på den nya IT-lösningen är en del av det genomgripande förändringsarbete som Sofie Gunolf fick i uppdrag av ägare och styrelse att genomföra när hon blev VD 2006. Då hade Indiska gått i förlust i ett par år. Hon gick igenom hela organisationen, fokuserade på företagets kärnverksamhet och renodlade sortimentet. Sofie Gunolf fick familjeföretaget på fötter igen. Sedan något år visar Indiska mycket god lönsamhet trots den ekonomiska krisen.

Nu står Indiska inför en stor viktig internationell expansion. I dag finns företaget i Sverige, Norge och Finland. Indiska ska etablera butiker även i västra Europa. För att klara expansionen har Indiska implementerat en IT-lösning som baseras på applikationen Oracle Retail och affärssystemet Oracle E-Business Suite.

Rätt vara på rätt plats i rätt tid

– Lösningen innebär stora förbättringar i form av ökad försäljning och minskade lagernivåer. Det handlar om att rätt vara ska vara på rätt plats i rätt tid. Systemet är en skalbar plattform som möjliggör vår internationella expansion. Systemet bidrar till att företagets resultat förbättras, vilket också gynnar expansionen, säger Sara Björk, CIO på Indiska Magasinet.

Indiska säljer en unik mix av mode och inredning med inspiration från Indien. Företaget har totalt cirka 700 anställda av vilka 85 finns på huvudkontoret i Värtahamnen i Stockholm. De flesta arbetar i företagets cirka 90 stora och små butiker som finns runt om i landet. Därutöver har företaget ett lager i Västberga samt fem produktionskontor i Indien.

Föråldrat system dög inte

Tidigare hade företaget ett föråldrat affärssystem som inte hade någon koppling till dess ekonomisystem.

– Både systemet och de som förvaltade det närmade sig pensionsåldern, säger Sara Björk. Det ledde till allt större svårigheter att ha kontroll på företagets varu- och informationsflöden. Vi var mycket begränsade av det gamla systemet. Logistikflödet var inte kopplat till det ekonomiska flödet.

Den direkta anledningen till satsningen på en ny IT-lösning var att det gamla systemet höll på att krascha.

Indiska hanterar oerhört många artiklar. Varje vecka kommer det in nya varor. På variantnivå med färger och storlekar finns det samtidigt runt 50 000 i systemet. De ska sorteras på 90 butiker de flesta dagar under året, vilket skapar stora risker för att det uppstår fel.
 

Stöder hela verksamhetscykeln

– Hela verksamheten styrs av att vi har korrekt information. Det låter självklart, men är svårt inom den här typen av detaljhandel. Därför måste vi ha ett tillförlitligt och säkert system.

Det nya systemet ska klara av att hantera 25 moment i företagets process från produktidé till försäljning. Först skapar företagets designers en artikelidé med inspiration från Indien. Den läggs in som en skiss i systemet. Sedan kommer inköparna in i processen. De lägger in kostnader, priser, material och leverantörer. En stor det av allt material kommer från Indien.

– Därefter ska hela varuflödet in i systemet. Vi måste ha kontroll över varorna när de är på väg hit. De finns i containrar på båtar och bilar. Vi följer dem hela vägen och får reda på om de blir försenade. Eftersom företaget importerar material måste systemet kunna hantera tull och införselregler. Slutligen hamnar varorna på vårt lager i Västberga. Därefter ska de ut i olika mängder till respektive butik.

Oracle Retail starkt för inköp och logistik

Indiska gjorde en upphandling och tittade på många olika system. Företaget valde Oracle Retail, en applikation som helt och hållet är skapad för att användas i detaljhandeln. Det var den enda lösningen som klarade av att hantera samtliga 25 moment i företagets process från A till Ö. Indiska valde Oracle E-Business Suite för hantering av ekonomi och pengaflöden.

Inköp är den centrala delen av Oracle Retail som också har delar för bland annat lagernivåer, artikelregister, allokering av varor till butiker, och prishantering. Applikationen är integrerad med E-Business Suite och företagets kassalösning för butikerna samt dess lagerhanteringssystem. Därför är systemets integrationer mycket komplexa.

Tack vare Oracles applikation har flera manuella steg i processen kunnat elimineras. Systemet har mycket bra funktioner för optimering av varuflödet till butikerna.

Optimerar varuflödet

– Grundtanken är att produkterna ska till den butik där chansen att de säljs är störst. Antag att vi har fått in 10 000 svarta koftor till Västberga. Då gör systemet en allokering av koftorna till butikerna. Systemet har kontroll på hur försäljningen av koftorna går i de olika butikerna samt lagersaldon och ledtider för transporterna. Det är avancerad logistik.

Hela logistiken med optimeringen av varuflödet är i grunden betydligt mer avancerad än vad den var tidigare.

– Vi förväntar oss att det kommer förbättra företagets resultat. Försäljningen ökar eftersom varorna ligger i rätt butik. Medarbetarna kan göra analyser och systemet hjälper dem att göra prisjusteringar. Det här betyder att vår sänkningsgrad minskar – det vill säga hur mycket varorna behöver sättas ned i pris på grund av hur försäljningen går.

Öka försäljningen och minska lager

– Slutmålet är att öka försäljningen, fortsätter Sara Björk. Vi vill sälja till fullpris. Vi vill också minska den totala lagernivån. Nu kommer det inte längre ligga berg av produkter i vissa butiker och inga alls i andra. I och med att vi minskar lagernivåerna minskas kapitalbindningen.

Eftersom företaget hanterar så många artiklar kommer det även uppstå fel i fortsättningen, men betydligt färre än tidigare. De fel som finns kvar kan medarbetarna lätt åtgärda med avvikelsehantering. Systemet signalerar om något inte stämmer. Medarbetarna kan fokusera på felen direkt och slipper lägga ned tid på att hitta dem.

Elektroniska fakturoroch automatisk fakturakontroll

När det kommer elektroniska fakturor från leverantören matchas de automatiskt med tillhörande order.

– Genom att vi eliminerar manuella uppgifter frigörs det resurser som kan användas till att göra analyser. Det är en del av vinsten. Då kan medarbetare i stället ägna sig åt att upptäcka om något i flödet kan fungera bättre – något som vi annars inte skulle ha tid med.

Implementeringen av IT-lösningen gick mycket bra. Projektet, som kallades Nytta (Nytt Affärssystem), startade den 4 maj 2009.

– Tidsplanen var extremt kort. Men vi lyckades tack vare experter från Indien, konsulter från Accenture och Oracle samt med stöd av alla leverantörspartners. Totalt var närmare tio företag inblandade. En förutsättning för att projektet skulle lyckas var också att vår företagsledning och nyckelpersoner i verksamheten deltog aktivt.

– Det gällde att få alla spelare att dra åt samma håll. Arbetet påminde om Vasaloppet men med en viktig skillnad: Alla deltagare måste gå i mål samtidigt, nämligen den 22 mars 2010, säger Sara Björk.

Text: Måns Widman. Foto: Olof Holdar

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening