ISS/ERP

Paivi_Erlandsson_2_ISS_Sverige

Rätt IT hjälper ISS sopa banan med konkurrenterna

ISS är Nordens största företag inom facility management och outsourcing. För att kunna behålla sin position på marknaden och ständigt anpassa verksamheten till kundernas krav måste företaget hela tiden finnas på den bästa och senaste IT-plattformen. Därför har företaget uppgraderat till den senaste versionen av Oracle E-Business Suite.

– Vår ambition är att alltid ligga i framkant och ständigt vara snäppet bättre än våra konkurrenter. Det är enklare nu tack vare uppgraderingen till E-Business Suite R12. Den stöder våra verksamheter på ett sätt som innebär att vi kan leverera bättre tjänster till kunderna, säger Päivi Erlandsson, systemansvarig på ISS Sverige. Hämta artikeln i PDF-format här.

– Vår breda skara av tjänster innebär att vi måste vara snabba och flexibla och snabbt kunna möta nya utmaningar. Vi måste exempelvis snabbt kunna få i gång en ny Oracle-modul som ska stödja ett nytt verksamhetsområde, säger Päivi Erlandsson.

 

ISS har mer än en halv miljon anställda i världen. Företaget är också världens fjärde största privata arbetsgivare (räknat i antal anställda). Även i Sverige är ISS störst inom sin bransch. Företaget har en stor mängd tjänster på områden som facility management, städning, mat och dryck, kontors- och fastighetstjänster. I princip arbetar ISS med allt som kundföretag behöver som inte tillhör deras kärnverksamhet, såsom receptionstjänster, växter och fruktkorgar. Företagets erbjudande ligger på tre nivåer: 1. enstaka tjänster. 2. tjänstepaket. 3. komplexa uppdrag. Tjänsterna kan också kombineras och anpassas efter kundens krav och önskemål.

 

Snabbhet och flexibilitet ett krav

– Vår breda skara av tjänster innebär att vi måste vara snabba och flexibla och snabbt kunna möta nya utmaningar, säger Päivi Erlandsson. Vi måste exempelvis snabbt kunna få i gång en ny Oracle-modul som ska stödja ett nytt verksamhetsområde.

Kunder kan vara allt från stora bolag som AstraZeneca och Nordea, där ISS sköter stora delar av det som inte tillhör kärnverksamheten, till skolor och äldreboenden som ISS levererar mat till.

– Vi arbetar mycket med kvalitet gentemot kunderna. Det är viktigt att kunderna får det de efterfrågar. Kvalitet existerar i längden bara när det sker en utveckling. Därför måste vi hela tiden leverera bättre tjänster än vi gjorde i går. Detta ställer oerhörda krav på våra IT-system.

E-Business Suite växer med behoven

ISS implementerade E-Business Suite ursprungligen 1998. Sedan dess har systemet varit en strategisk IT-plattform för företaget. I början användes bara finansmodulerna. 2006 infördes projektmodulen för projektredovisning. Därefter har olika servicemoduler tillkommit, exempelvis för kontraktshantering och orderhantering. Därmed har plattformen även blivit en direkt del av tjänsteleveransen. Att fortsätta utveckla plattformen tillsammans med verksamheten ligger i linje med IT-strategin.

– Att vi implementerar nya moduler beror ofta på att vi börjar arbeta med nya typer av verksamheter. Men om vi ser att ett befintligt verksamhetsområde kan stödjas av E-Business Suite implementerar vi också nödvändiga nya moduler och utvecklar systemet så att det passar. Ett exempel är vår fönsterputsverksamhet. Vi behövde nyligen ett modernt system för att hantera arbetsorder. Därför blev E-Business Suite en strategisk plattform även för detta område.

Möjliggör snabb anpassning till kundernas krav

– Nu är det lättare att serva kundens önskemål. Antag till exempel att en kund vill utveckla sina processer genom att skicka elektroniska order och ta emot elektroniska fakturor. Då ska vi kunna leva upp till dessa krav. Det har vi större och bättre möjligheter att göra nu än tidigare. Ett annat exempel är att vi ska utöka vår användning av webbtjänster.

– Vi uppgraderade inte för att förändra användarnas sätt att arbeta. Den största omedelbart märkbara förändringen för dem är att användargränssnitten har blivit bättre.

– Vi har fått bättre prestanda och andra teknikfördelar, fortsätter Päivi Erlandsson. Bland annat har antalet anpassningar kunnat minskas med totalt 25 procent. Det var en stor framgång i projektet.

”UPK ett fantastiskt verktyg”

I samband med uppgraderingen har ISS börjat använda ett nytt Oracle-verktyg, UPK (User Productivity Kit). Detta är väl anpassat till E-Business Suite och används för att skapa dokumentation och instruktioner om rutiner och procedurer. 

– Det är ett mycket smidigt verktyg. Våra superanvändare tycker att UPK är helt fantastiskt. Tidigare fick de själva skriva in procedurerna i Word-filer. Nu registrerar UPK automatiskt vad superanvändarna gör, till exempel hur en faktura ska betalas eller hur en ny leverantör ska läggas upp.

Tidsbesparing om 80 procent för dokumentation

Alla dagliga rutiner ska spelas in. Även varje gång det sker en förändring i systemet måste de nya rutinerna registreras med en inspelning. Med UPK blir hanteringen av dokumentationen effektivare. Verktyget minskar risken för att dokumentation saknas och för att det blir fel vid användandet av systemet.

– Det ger också stora tidsbesparingar. Nu när vi har haft UPK i gång några månader gör vi bedömningen att verktyget ger en tidsbesparing på cirka 80 procent jämfört med vårt gamla sätt att dokumentera och underhålla dokumentation.

I uppgraderingsprojektet har ISS haft en gemensam projektorganisation med Logica.

Nyckelpersoner säkerställer lyckad implementering

– Vi lade ned mycket tid på analysfasen. Vi gick igenom alla anpassningar noga. Processägarna kom in i projektet med behov och krav på ett mycket tidigt stadium. Detta visade sig vara en av de stora framgångsfaktorerna. Implementeringen gick oerhört smidigt på grund av att vi hade så många nyckelpersoner involverade.
Projektet har genomförts under våren. Den nya versionen började gå i skarp drift efter påskhelgen.

– Nu ligger vi på en fräschare nyare plattform som gör att vi har större möjlighet att utveckla gamla och nya verksamhetsområden. Vi kan se framtiden an med tillförsikt, säger Päivi Erlandsson.

Måns Widman

ISS Facility Services AB...

...är Sveriges och Nordens största tjänsteföretag med cirka 12 000 respektive 42 000 medarbetare. Årsomsättningen i Sverige är cirka 5 miljarder kronor. Företaget erbjuder tjänster inom en mängd områden, såsom facility management, städning, fastighetstjänster, mat och dryck, kontorstjänster och trafiktjänster. ISS Facility Services ingår i ISS A/S. Koncernen har cirka 522 000 anställda i mer än 50 länder, vilket gör den till världens fjärde största privata arbetsgivare. Den ägs av EQT Partners och Goldman Sachs Capital med huvudkontor i Danmark.

Logica...

...är ett ledande internationellt IT-tjänstföretag med totalt 39 000 medarbetare, av vilka cirka 5 200 finns i Sverige. Företaget erbjuder sina kunder verksamhetsinriktade konsulttjänster, systemintegration och outsourcing runt om i världen. Bland kunderna finns många av Europas största företag och organisationer.

Fokus på Oracle E-Business Suite

Med över 100 verksamma konsulter har Logica en marknadsledande position och en omfattande verksamhet kring Oracle E-Business Suite i Norden. Logica arbetar med allt från helhetsansvar till specialiststöd och vidareutveckling i långa och djupa relationer med våra kunder. Genom sin erfarenhet från olika branscher som grund utvecklar Logica kontinuerligt paketeringar av tjänster och lösningar inom en rad områden runt Oracle E-Business Suite. Idag erbjuder Logica Oracle E-Business Suite-tjänster för bland andra följande branscher:

  • Handel och logistik
  • Tillverkande industri
  • Telekommunikation
  • Bank & försäkring
  • Offentlig sektor samt Hälsa och sjukvård

Logica är även specialiserad Oraclepartner på Oracle Database 11g.

Logga in

Orcan – Sveriges Oracle-användarförening